承办单位如何选择展览场馆

  不同类型的展览需要不同的市场需求及展馆的软硬件配合,而每个展馆对于不同类型的展览有不同的优势,按照不同展览题目的需求而选择合适的举办城市与场地是每个展览主办单位必做的事,要想吸引展览项目,就必须先了解展览主办单位的需求,那么,展览主办单位是如何在多个同区展馆中作出选择的呢?记者日前采访了有20多年展会主办经验,每年要在亚洲地区包括中国内地、香港、越南等地主办20多个展览会的雅式集团董事长朱裕伦先生。
  朱裕伦表示,展馆的选择对参展商及买家信心起着关键作用,是展览主办单位成功办展的重要因素之一,他说,展览公司在展馆选择上会考虑以下因素:
  
  1、展馆形象。他表示,展馆租金通常不是最重要的一环,展馆形象对办展览十分重要,若较差的展馆,所节省的费用根本不能补偿因参展商对展馆缺乏信心而少订摊位或参与的损失。
  
  2、展馆的性质是否合适。如举办机械展,应选择一些地面有足够承托的展馆,及有方便大型机械进出口展馆的设施。
  
  3、展馆最好能细分成较小的展厅。这可减少场地空置的风险及控制空调费用成本。
  
  4、展馆最好是有相应原配套设施,如会议室、餐厅、银行、商务中心等,如香港展览会议中心配套设施所占的面积是展览面积的三倍,另外,在展馆的附近建有星级酒店就更好,酒店的设施可弥补展馆设施的不足。
  
  5、展场最好有提供电话、供水供气的地下槽位。如今展览公司甚至要求有光纤设备以方便互联网。
  
  6、展馆最好没有任何侵害参展商权益的规例。如一些展馆会禁止参展商携带任何食物及饮品进馆,参展商须在馆中付出高昂的售价购买;有些展馆更要求收取不合理的超时加班费或强迫参展商聘用展馆指定的承办商。
  
  7、展馆最好是没有双价制:即在租电费、空调的超时费用等,对国内展商及海外展商收取相同的价格。
  
  8、展馆业主或管理公司与其他主办单位减少利益冲突,定期名牌展馆期应有保证。
  
  9、展馆业主或管理公司要有公平、公开的规则去处理同类展览的馆期。
  
  10、展馆的位置必须交通便利,如地铁可直达。
  
  11、展馆的职员要有良好的培训及拥有良好的服务态度。