如何进行参展预算及成本控制

  提前计划
  
  应为未来全年的参展项目进行计划和准备。为此,应设定可变通适用于多种场合、多种需求、可部分或全部地多次应用的通用展位模块化系统。
  
  与行业协会联合参展
  
  集体参展对于小型公司或首次参展公司是非常有效的参展模式,这种模式不仅有利于控制成本,而且能获得理想的参展效果。
  
  考虑标准展位套餐
  
  许多展会主办机构都向有一定展位装修要求的参展商提供多种标准展位解决方案,其中涉及从家具、地毯到电力及能源供应等大多数展位设施,能帮助您简化展位搭建预算过程,因此是一种非常有效的成本控制手段。
  
  制定详细预算表
  
  根据您的参展目标,进行实施任务细分,然后估算各项成本。其中,应尽量缩减预算规模,但务必确保涵盖所有可能的支出项目,同时应对各支出项目增加约10%的预算余量。
  
  记录支出
  
  根据预算持续记录各项开支,并集中记录所有采购订单及发票。随时检讨造成超支的原因,不断提高将来计划及预算的效率及效力。
  
  及时反馈所有表格
  
  逾期订单及最后时刻的更改往往可能导致额外支出。
  
  参展不仅止于展位
  
  切忌将所有预算都集中于展位设计建设(尽管这是一种常见错误),应分配出足够资源用于参展宣传推广、人员培训与维持及展会后活动(如电话营销、直邮等跟进销售行为)。
  
  选择可靠的展位设计公司
  
  如果您决定不采用标准展位方案,应选择确实有能力按时、按预算完成任务的设计公司。为此,您可以联系相关展会工程承包商协会索取设计公司名单,并向候选公司过往客户了解设计公司的服务记录。
  
  直接联系展位搭建承包商
  
  参展商直接与展位搭建承包商联系通常能更节省成本,尤其是在模块化展位设计中,因为许多承包商都会在整体展位搭建服务中免费提供设计咨询服务。
  
  利用免费宣传机会
  
  正面的媒体编辑报道是对公司的最佳宣传形式之一,而且是免费的。因此,应认真撰写媒体发布材料,并在适当的时机向展会公关代理机构及相关行业媒体传达。
  
  珍惜使用销售资料
  
  不要在展位向所有观众发放昂贵的销售资料。应制作简装版本资料作普通发放用途,而精装版本资料则专门针对那些有真正购买意向的观众。
  
  紧缩控制开支
  
  在项目开始阶段明确规定公司将负担哪些开支。除按参展项目期限向员工预付一定标准的餐费及业务交际费补贴外,所有正当超支部分应由当事人按规定进行事后报销。此外,每日展会闭馆后应将展位上的酒水及电话等物品及设施妥善锁存。

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